会议资料准备
1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会人数印刷。
2：会议资料（主办单位提供）
3：领导发言稿（主办单位提供）
4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。
5：项目执行情况资料（主办单位提供）
6：展板所属图片（主办单位提供）
7：广告牌设计稿
8：欢迎布标、会议室布标
9：会议礼品（按参会人数准备）
10：会议代表证
会务接待设施设备：
1.黑板、白板、笔
在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万wan能笔、板擦等配套的工具也必不可少。
2.各种视听器材
现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
会务接待人员安排
1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）。
2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务。
3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员。
4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。
5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位you秀导游，负责代表的服务。
6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务。

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